DESIGNING ORGANIZATIONAL STRUCTURE : AUTHORITY AND CONTROL

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Desain organisasi dinyatakan sebagai proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi yang akan diterapkan di lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan kedalam organisasi dan keluar organisasi.

Dalam pengembangan desain organisasi ada dua hal yang penting, pertama adalah perubahan strategi dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu serta desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur termasuk mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka menyusun desain organisasi. Manajer hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi, yaitu struktur yang ada di desain untuk menyesuaiakan keadaan organisasi atau sub unitnya yang unik berdasarkan kewenangan dan kontrol.

1.2  Rumusan Masalah

1.    Mengapa hirarki otoritas muncul dalam sebuah organisasi dan bagaimana proses dari diferensiasi vertikal ?

2.    Apa masalah yang terlibat dalam mernacang hirarki untuk mengkoordinasikan dan memotivasi perilaku organisasi yang paling efektif ?

3.    Bagaimana cara seorang manajer sebagai kontrol langsung dalam sebuah organisasi dan mempengaruhi desain hirarki organisasi ?

4.    Bagaimana prinsip-prinsip dari struktur birokrasi dan dampaknya untuk desain dan hirarki organisasi yang efektif ?

5.    Mengapa flat organization lebih banyak diberdayakan dari tim karyawan, baik di dalam meupun diseluruh fungsi yang berbeda ?

1.3  Tujuan Pembahasan Masalah :

1.    Menjelaskan tentang bagaimana hirarki otoritas muncul dalam sebuah organisasi dan proses dari diferensiasi vertikal.

2.    Mendiskusikan masalah yang terlibat dalam merancang hirarki untuk mengkoordinasikan dan memotivasi perilaku organisasi yang paling efektif.

3.    Menjelaskan bagaimana cara seorang manajer sebagai kontrol langsung dalam sebuah organisasi dan mempengaruhi desain hirarki organisasi.

4.    Menghargai prinsip-prinsip dari struktur birokrasi dan menjelaskan dampaknya untuk desain dari hirarki organisasi yang efektif.

5.    Menjelaskan mengapa organisasi yang rata lebih banyak diberdayakan dari tim karyawan, baik di dalam meupun diseluruh fungsi yang berbeda.

BAB 2 PEMBAHASAN

2.1      Otoritas

Otoritas bisa diartikan kekuasaan resmi dan legal untuk menyuruh pihak lain bertindak dan taat kepada pihak yang memilikinya. Otoritas juga berkaitan dengan kekuasaan sebagai suatu pengaruh yang kuat yang bersifat mengendalikan atas pengarahan perilaku seseorang. Otoritas juga bisa diterima oleh bawahan dengan alasan untuk mencapai tujuan yang dianggap berfaedah dan diterima oleh pekerja lainnya. Dengan demikian, otoritas merupakan kewenangan dari seorang pemimpin untuk memberikan keputusan agar diterima oleh bawahannya.

2.1.1   Hirarki Otoritas

Otoritas terletak pada individu dalam organisasi. Tingkat dan kekuatan otoritas tergantung pada tingkat di mana seseorang memegang posisi. Kewenangan diukur atas dasar perintah pada kontrol sumber daya, risiko bisnis, dan pengambilan keputusan kekuasaan untuk mengelola risiko dan manfaat. Ketika otoritas didistribusikan dalam diferensiasi vertikal dalam hal tingkat, organisasi dibangun berdasarkan prinsip hirarki kewenangan. Efektivitas otoritas didasarkan pada rentang kendali, yaitu jumlah orang yang dikelola dan dikendalikan oleh seseorang. Tergantung pada organisasi, dan bisnis, rentang mungkin berbeda 4-7. Rentang luar kisaran ini telah terbukti tidak produktif dan tidak efisien. Hirarki mulai muncul ketika organisasi mengalami masalah, yaitu :

1.    Dalam mengkoordinasikan dan memotivasi karyawan. Untuk menangani masalah koordinasi dan motivasi maka organisasi dapat melakukan :

a.       Meningkatkan jumlah manajer untuk memantau, mengevaluasi, dan memberikan reward kepada karyawan.

b.      Meningkatkan jumlah tingkat dalam hirarki manajerial, sehingga membuat hirarki otoritas yang lebih tinggi.

2.    Pembagian kerja dan spesialisasi kerja sulit untuk menentukan seberapa baik kinerja setiap individu.

3.    Hampir tidak mungkin untuk menilai kontribusi kinerja individu ketika karyawan bekerja sama.

Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Kelebihan Diferensiasi Vertikal :

Semakin banyak orang untuk mengontrol aktivitas yang kian beragam dalam manajemen. Semua bagian menjadi maksimal dan lebih baik serta tidak memerlukan kemampuan khusus pada bidangnya, sehingga menghemat sumber daya manusia yang ada.

Kelemahan Diferensiasi Vertikal:

Semakin banyak tingkatan di dalam mangemen maka akan tambah sulit dalam  pengambilan keputusan.   

2.1.2   Keterbatasan Ukuran dan Tinggi

Struktur organisasi dapat dibagi menjadi 2, bila dilihat dari sisi tinggi struktur organisasinya, yaitu :

1.    Tall Organization

Sebuah organisasi di mana hirarki memiliki banyak tingkat relatif terhadap ukuran organisasi. Tall organization disebut dengan organisasi tinggi dengan 7 tingkatan. Tall organization berarti organisasi tersebut tinggi, yang berarti ada jenjang yang panjang, atau tangga struktural yang panjang dari tingkatan direksi sampai ke tingkatan pegawai terendah Tall organization memiliki keunggulann dan kelemahan, yaitu :

Tabel 2. Keunggulan dan Kelemahan Tall Organization

Keunggulan Tall Organization	Kelemahan Tall Organization
1)   Koordinasi lebih mudah dilakukan	1)   Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar
2)   Pembinaan dan kontrol lebih efektif	2)   Birokrasi semakin panjang.
3)   Spesialisasi tugas lebih mendalam	3)   Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.

Bentuk organisasi ini memang sangat biasa ditemukan pada perusahaan besar dengan pegawai yang banyak, sehingga memiliki jenjang-jenjang yang spesifik, dan dengan pembagian tugas yang spesifik pula. Dalam struktur organisasi seperti ini, sangat jelas pembagian dari masing-masing departmemen, dan sangat jelas juga pembagian sub departemennya masing-masing. Gambar bentuk Tall organization dapat dilihat pada Gambar 1.  

Gambar 1. Bentuk Tall Organization

2.    Flat Organization

Sebuah organisasi yang memiliki lebih sedikit level dalam hirarki yang relatif terhadap ukurannya. Flat organization disebut dengan organisasi lebar dengan 3 tingkatan. Flat organization berarti organisasi tersebut tidak memiliki jenjang yang tinggi atau jauh antara direksi dengan pegawai yang paling rendah. Flat organization memiliki keunggulann dan kelemahan, yaitu :

Tabel 3. Keunggulan dan Kelemahan Flat Organization

Keunggulan Flat Organization	Kelemahan Flat Organization
1)   Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.	1)   Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
2)   Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.	2)   Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
3)   Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.	4)   Spesialisasi tugas kurang mendalam

Perusahaan yang baru berdiri biasanya menganut Flat organization, karena keterbatasan biaya maupun hal-hal lain, namun kontrol tetap harus diperkuat dengan balanced score card (ex). 

2.1.3 Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Jumlah Tingkat Hirarki

Gambar 4. Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Jumlah Tingkat Hirarki

n  Pada saat sebuah organisasi memiliki 1.000 anggota, maka organisasi tersebut memiliki 4 tingkat di hirarki

n  Pada saat 3.000 anggota, kemungkinan memiliki 7 tingkat

n  Setelah 10.000 sampai 100.000, organisasi memiliki 9 atau 10 tingkat

  

2.1.4   Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Ukuran dari Komponen Manajerial

Gambar 5. Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Ukuran dari Komponen Manajerial

n  Peningkatan ukuran dari komponen manajerial kurang sebanding dengan peningkatan ukuran organisasi.(Tidak proporsional dengan size organisasi)

Contoh :

50% increase in size, only 33 % increase in hierarchical levels.

n  Terlihat bahwa organisasi membatasi pertumbuhan dari para manajer ketika mereka sedang berkembang. Hal itu dikarenakan, banyak masalah yang signifikan yang mengacu pada hirarki.

 2.1.5 Jenis Hirarki Manajerial

Ada 2 jenis hirarki manajerial, yaitu :

1.    Pyramid like – structure

Bentuk struktur dengan menurunnya jumlah manajer di setiap tingkatan

2.    Bloated structure

Bentuk struktur dengan semakin meningkatnya jumlah manajer di setiap tingkatan. 

Gambar 6. Jenis Hirarki Manajerial

2.1.6 Masalah-Masalah dengan Tall Hirarchies :

1.    Masalah Komunikasi

Komunikasi membutuhkan waktu lebih lama dan kemungkinan akan menyimpang. Semakin tinggi tingkatan hirarki, maka komunikasi semakin buruk. Masalah-masalah yang ada pada komunikasi meliputi :

a.       Keputusan yang lambat

b.      Informasi yang menyimpang

c.       Memanipulasi data

d.      Top manajer akan kehilangan kontrol

2.    Masalah Motivasi

Semakin tinggi hirarki, maka perbedaan dalam kewenangan yang dimiliki manajer di setiap level menurun, seperti halnya area tanggung jawab.

a.       Kurang tanggung jawab dan wewenang dapat mengurangi motivasi, yaitu : melempar tanggung jawab kepada top manajer.

b.      Lambat pengambilan keputusan dan komunikasi yang buruk.

3.    Biaya Birokrasi

Biaya untuk manajer yang berhubungan dengan menjalankan & operasi organisasi.

4.    Masalah Hukum Parkinson

Berpendapat bahwa jumlah dari manajer dan hirarki didasarkan pada dua prinsip, yaitu :

a.    Seorang pejabat ingin memperbanyak bawahan, bukan saingan.

b.    Pejabat membuat pekerjaan untuk satu sama lain

Semakin banyak bawahan, akan lebih tinggi status. Sehingga, menyebabkan setiap orang berusaha mencari bawahan sebanyak mungkin agar hirarki semakin tinggi (Tall hierarchies).

2.1.7 Jumlah Ideal Tingkat Hirarki

Jumlah ideal tingkat hirarki ditentukan oleh:

1.    Prinsip Minimal Dari Rantai Komando : Suatu organisasi harus memilih jumlah minimum tingkat hirarki yang konsisten dengan tujuan dan lingkungan dimana organisasi dijalankan.

a.    Organisasi menjaga tetap Flat sesuai dengan tujuan & lingkungan organisasi, sehingga masalah-masalah akan berkurang.

b.    Satu-satunya alasan bagi suatu organisasi untuk memilih struktur Tall lebih dari struktur Flat adalah ketika dibutuhkan tingkat kontrol langsung yang tinggi atau pengawasan langsung atas bawahan.

c.    Organisasi berusaha avoid too tall tapi tetap dapat maintain & control dengan rentang kendali.

2.    Rentang kendali (span of control): Jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Ada 2 jenis rentang kendali, yaitu :

A.    Rentang kendali sempit (Narrow)

Rentang kendali sempit berarti seorang manajer atau supervisor mengawasi beberapa bawahan àTall Organization.

B.     Rentang kendali lebar (Wide)

Rentang kendali lebar berarti seorang manajer atau supervisor mengawasi sejumlah besar bawahan àFlat Organization.

Hubungan terbalik antara rentang kendali dan jumlah tingkat hirarkis dalam sebuah organisasi yaitu mempersempit rentang kendali, maka semakin tinggi jumlah tingkatan dalam suatu organisasi. Begitupun sebaliknya memperlebar rentang kendali, maka semakin pendek jumlah tingkatan dalam suatu organisasi.

Gambar 7. Jenis Spans of Control

Faktor-faktor yang menentukan rentang kendali yang tepat  :

a.    Faktor yang paling penting membatasi rentang kendali adalah ketidakmampuan manajer untuk mengawasi peningkatan jumlah karyawan yang memadai

b.    Batasan untuk rentang kendali tergantung pada kompleksitas dan aktivitas keterkaitannya.

Jika tugas rutin & similar à bisa wide span

Tetapi jika tugas susah & kompleks à narrow span

2.2    Control

Pengendalian (Control) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Kontrol ditentukan dengan diferensiasi horizontal. Diferensiasi horizontal adalah sebuah organisasi yang terbagi menjadi subunit memiliki banyak hirarki yang berbeda, bukan hanya satu, setiap fungsi atau divisi memiliki hirarki sendiri. Diferensiasi horizontal juga merupakan cara utama dalam sebuah organisasi untuk mempertahankan kontrol atas karyawan tanpa meningkatkan jumlah tingkat hirarki. Faktor yang mempengaruhi bentuk hirarki dalam Control adalah sebagai berikut :

1.    Sentralisasi: dengan desentralisasi, kurang diperlukan pengawasan manajerial langsung

a.    Kewenangan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah

b.    Desentralisasi juga tidak banyak menghilangkan kebutuhan dalam tingkat hirarki besar, organisasi yang kompleks.

organisasi yang membantu struktur tinggi yang relatif lebih fleksibel.

2.    Standarisasi: mengurangi tingkat manajemen karena aturan pengganti untuk pengawasan langsung. Melakukan kontrol atas karyawan yang akan membuat perilaku dan tindakan mereka dapat diprediksi. 

2.3 Prinsip Birokrasi

Birokrasi adalah sebuah bentuk struktur organisasi di mana masyarakat dapat bertanggung jawab untuk tindakan mereka karena mereka diwajibkan untuk bertindak sesuai dengan aturan dan standar operasional prosedur (SOP). Prinsip-prinsip birokrasi antara lain :

1.    Prinsip satu: Birokrasi didirikan pada konsep otoritas rasional-legal.

Otoritas rasional-legal: Otoritas yang di miliki seseorang karena posisinya dalam suatu organisasi. Hirarki harus didasarkan pada kebutuhan tugas, bukan pada kebutuhan pribadi

2.    Prinsip kedua: Peran Organisasi diadakan atas dasar kompetensi teknis, bukan karena status sosial, kekerabatan, atau faktor keturunan. Prinsip satu dan dua menetapkan peran organisasi sebagai komponen dasar dari struktur organisasi.

3.    Prinsip tiga: Peran tugas tanggung jawab dan pengambilan keputusan otoritas dan hubungannya dengan peranan lain dalam sebuah organisasi harus jelas apa yang akan ditentukan.

a.    Konflik peran: keadaan oposisi yang terjadi ketika dua atau lebih orang memiliki pandangan yang berbeda dari apa yang orang lain harus melakukan, dan sebagai hasilnya, membuat tuntutan yang saling bertentangan pada orang tersebut.

b.   Ambiguitas peran: ketidakpastian yang terjadi bagi seseorang yang tugas atau kewenangan yang tidak jelas

4.    Prinsip empat: Peran organisasi dalam birokrasi adalah bahwa setiap kantor yang lebih rendah dalam sebuah hirarki berada di bawah kontrol dan pengawasan dari kantor yang lebih tinggi. Organisasi harus diatur secara hirarki sehingga orang dapat mengenali rantai komando.

5.    Prinsip lima: Aturan, standar prosedur operasi, dan norma-norma yang harus digunakan untuk mengontrol perilaku dan hubungannya di antara setiap peran dalam sebuah organisasi.

a.    Aturan dan SOP tertulis sebagai petunjuk yang menentukan serangkaian tindakan yang ditujukan untuk mencapai akhir yang diberikan.

b.    Norma yang tidak tertulis

c.    Aturan, SOP, dan norma-norma memperjelas harapan masyarakat dan mencegah kesalahpahaman.

6.    Prinsip enam: Tindakan administrasi, keputusan, dan peraturan harus dirumuskan dan dimasukkan  kedalam tulisan.

a.    Struktur birokrasi menyediakan sebuah organisasi dengan memori

b.    Sejarah organisasi tidak dapat diubah.

2.3.1   Keuntungan Birokrasi

1.    Menjabarkan aturan-aturan dasar untuk merancang sebuah hirarki organisasi yang efisien untuk mengontrol interaksi antara anggota organisasi.

2.    Aturan tertulis mengenai reward dan hukuman karyawan mengurangi biaya pelaksanaan dan mengevaluasi kinerja karyawan.

3.    Memisahkan posisi dari dari setiap orang.

4.    Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk mengembangkan keterampilan mereka dan meneruskannya pada penerus mereka.

2.3.2   Permasalahan dalam Birokrasi :

1.    Seiring waktu manajer gagal dalam mengontrol perkembangan hirarki organisasi.

2.    Anggota organisasi lebih mengandalkan pada aturan dan prosedur operasi standar (SOP) untuk membuat keputusan.

3.    Ketergantungan membuat mereka tidak responsif terhadap kebutuhan pelanggan dan stakeholder lainnya.

2.4    Manajemen Berdasarkan Tujuan

Manajemen berdasarkan Tujuan (MBO) adalah sistem evaluasi pada kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi tertentu atau standar kinerja dan untuk memenuhi anggaran operasi. Langkah-langkah pengambilan keputusan dalam Manajemen berdasarkan Tujuan, yaitu :

1.    Langkah 1: tujuan dan sasaran spesifik ditetapkan pada setiap tingkat organisasi.

2.    Langkah 2: Manajer dan bawahan mereka bersama-sama menentukan tujuan.

3.    Langkah 3: Manajer dan bawahan mereka secara berkala meninjau kemajuan bawahan 'menuju tujuan pertemuan.

2.4.1   Pengaruh Organisasi Informal  

Pengambilan keputusan dan koordinasi sering terjadi di luar organisasi yang telah dirancang secara resmi sebagai bentuk interaksi seseorang. Aturan dan norma kadang-kadang muncul dari interaksi seseorang dan bukan dari aturan formal cetak biru Manajer perlu mempertimbangkan struktur informal saat mereka melakukan perubahan karena hal dapat mengganggu norma-norma informal. Organisasi informal benar-benar dapat meningkatkan kinerja organisasi. Untuk tetap menjadi flat organization, dapat dilakukan dengan : Penggunaan organisasi informal untuk memotivasi, informasi dalam peningkatan kinerja serta penggunaan IT, self management, work team.

1.    IT (Teknologi Informasi):

a.    Penggunaan teknologi informasi (TI)  memudahkan untuk merancang struktur dalam mengontrol bawahan lebih efektif.

b.    IT menyediakan informasi yang mereka butuhkan di semua tingkatan.

c.    IT mendorong desentralisasi dan penggunaan tim

2.    Empowerment (Pemberdayaan): Proses memberikan karyawan sebuah otoritas untuk membuat keputusan penting dan bertanggung jawab atas hasil tim mereka.

3.    Self-managed teams (swakelola): Kelompok kerja terdiri dari orang-orang yang bersama-sama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tim dapat menyelesaikan tujuannya.

4.    Cross-functional teams (Tim lintas-fungsional): Kelompok karyawan dari seluruh fungsi yang berbeda organisasi yang diberdayakan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan penciptaan nilai.

5.    Contingent workers: Pekerja yang dipekerjakan sementara oleh sebuah organisasi dan yang tidak menerima manfaat tidak langsung seperti asuransi kesehatan atau pensiun

BAB 3 PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1.    Penggunaan Diferensiasi Vertikal digunakan untuk menentukan Otoritas

Penggunaan Diferensiasi Horizontal digunakan untuk menentukan Control

2.    Hirarki berhubungan dengan efektifitas pengambilan keputusan organisasi dan sistem komunikasi, serta mengkoordinasikan & memotivasi karyawan secara efektif.

3.    Suatu organisasi untuk tetap menjadi Flat Organization, dapat dengan :

a.    Penggunaan organisasi informal untuk memotivasi, informasi dalam peningkatan kinerja.

b.    Penggunaan IT, self management, work team, Cross-functional teams, Empowerment, dan Contingent workers.

4. Ada 2 jenis hirarki manajerial, yaitu :

a.      Pyramid like – structure

b.      Bloated structure

DAFTAR PUSTAKA

ü  Ali, Warraich Usman dkk. 2014. “Impact of Stress on Job Performance: An Empirical study of the Employees of Private Sector Universities of Karachi, Pakistan”. Vol. 3 (7).

ü  Anatan, Lina dan Ellita, Lena. 2007. Mnanajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta. Anoraga, Pandji. 2006. Psikologi Kerja. Jakarta: PT Rineka Cipta

ü  Dessler, Gary. 2008. Human Resource Management. New Jersey: Prentice Hall.

ü  Indarti, Dewi. 2013. Pengaruh Konflik Peran dan Role Overload Terhadap Kepuasan Kerja Pada Karyawan PT. X. Skripsi. Surabaya: FE Universitas Negeri Surabaya.

ü  Irawan, Rizki Andi. 2010. Analisis Pengaruh Stres Kerja dan Gaya Kepemimpinan Terhadap Kinerja Karyawan. Skripsi. Semarang: FE Universitas Diponegoro.

ü  Kaswan. 2012. Manajemen Sumber Daya Untuk Keunggulan Bersaing Organisasi. Bandung: Graha Ilmu

ü  Ling, Sai Mei dan Bhatti, Muhammad Awais. 2014. “Work Stress and Job Performance in Malaysia Academic Sector: Role of Social Support as Moderator”. Vol. 4 (12).

ü  Mangkunegara, Prabu, A.A Anwar. 2011. Evaluasi kinerja SDM. Bandung: PT. Refika Aditama.

ü  Nagami, Makiko, Akizumi Tsutsumi, Masao Tsuchiya, Kaneisha Morimoto. 2010. “job control and coworker support improve employe job performance”. Journal of Industrial Health. Vol. 48. Pp 845-851.

ü  Putra , Yanuar S. dan Mulyadi, Hari. “Pengaruh faktor job Demand terhadap kinerja dengan burnout sebagai variabel moderating pada karyawan bagian produksi PT. Tripilar Betonmas Salatiga”. Among Makarti. 2010. Vol.3 No.6

ü  Sarah, Syifa M. 2014. Studi descriptive mengenai job demand-control pada salesman sepeda motor PT X di kota Bandung.

ü  Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Posted in: Managemen Agribisnis