Unknown
BAB 1 PENDAHULUAN
Desain organisasi
dinyatakan sebagai proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh manajer untuk
memilih struktur organisasi yang sesuai dengan strategi yang akan diterapkan di
lingkungan tempat anggota organisasi melaksanakan strategi tersebut. Desain
organisasi menuntut manajer untuk melihat secara bersamaan kedalam organisasi
dan keluar organisasi.
Dalam pengembangan
desain organisasi ada dua hal yang penting, pertama adalah perubahan strategi
dan lingkungan berlangsung dengan berlalunya waktu serta desain organisasi
merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan dalam struktur termasuk
mencoba dan kemungkinan berbuat salah dalam rangka menyusun desain organisasi. Manajer
hendaknya memandang desain organisasi sebagai pemecahan masalah dan
mengikuti tujuan organisasi dengan gaya situasional atau kontingensi, yaitu
struktur yang ada di desain untuk menyesuaiakan keadaan organisasi atau sub
unitnya yang unik berdasarkan kewenangan dan kontrol.
1. Mengapa
hirarki otoritas muncul dalam sebuah organisasi dan bagaimana proses dari
diferensiasi vertikal ?
2. Apa
masalah yang terlibat dalam mernacang hirarki untuk mengkoordinasikan dan
memotivasi perilaku organisasi yang paling efektif ?
3. Bagaimana
cara seorang manajer sebagai kontrol langsung dalam sebuah organisasi dan
mempengaruhi desain hirarki organisasi ?
4. Bagaimana
prinsip-prinsip dari struktur birokrasi dan dampaknya untuk desain dan hirarki
organisasi yang efektif ?
5. Mengapa
flat organization lebih banyak
diberdayakan dari tim karyawan, baik di dalam meupun diseluruh fungsi yang
berbeda ?
1. Menjelaskan
tentang bagaimana hirarki otoritas muncul dalam sebuah organisasi dan proses
dari diferensiasi vertikal.
2. Mendiskusikan masalah yang terlibat dalam merancang hirarki untuk
mengkoordinasikan dan memotivasi perilaku organisasi yang paling efektif.
3. Menjelaskan
bagaimana cara seorang manajer sebagai kontrol langsung dalam sebuah organisasi
dan mempengaruhi desain hirarki organisasi.
4. Menghargai prinsip-prinsip dari struktur birokrasi dan menjelaskan
dampaknya untuk desain dari hirarki organisasi yang efektif.
5. Menjelaskan
mengapa organisasi yang rata lebih banyak diberdayakan dari tim karyawan, baik
di dalam meupun diseluruh fungsi yang berbeda.
2.1
Otoritas
Otoritas bisa diartikan
kekuasaan resmi dan legal untuk menyuruh pihak lain bertindak dan taat kepada
pihak yang memilikinya. Otoritas juga berkaitan dengan kekuasaan sebagai suatu
pengaruh yang kuat yang bersifat mengendalikan atas pengarahan perilaku
seseorang. Otoritas juga bisa diterima oleh bawahan dengan alasan untuk
mencapai tujuan yang dianggap berfaedah dan diterima oleh pekerja lainnya. Dengan
demikian, otoritas merupakan kewenangan dari seorang pemimpin untuk memberikan
keputusan agar diterima oleh bawahannya.
Otoritas terletak pada
individu dalam organisasi. Tingkat dan kekuatan otoritas tergantung pada
tingkat di mana seseorang memegang posisi. Kewenangan diukur atas dasar
perintah pada kontrol sumber daya, risiko bisnis, dan pengambilan keputusan
kekuasaan untuk mengelola risiko dan manfaat. Ketika otoritas didistribusikan
dalam diferensiasi vertikal dalam
hal tingkat, organisasi dibangun berdasarkan prinsip hirarki kewenangan.
Efektivitas otoritas didasarkan pada rentang kendali, yaitu jumlah orang yang
dikelola dan dikendalikan oleh seseorang. Tergantung pada organisasi, dan
bisnis, rentang mungkin berbeda 4-7. Rentang luar kisaran ini telah terbukti
tidak produktif dan tidak efisien. Hirarki mulai muncul ketika organisasi mengalami masalah, yaitu :
1. Dalam
mengkoordinasikan dan
memotivasi karyawan. Untuk menangani masalah koordinasi dan motivasi maka organisasi dapat melakukan :
a. Meningkatkan
jumlah manajer untuk memantau, mengevaluasi, dan memberikan reward kepada karyawan.
b. Meningkatkan
jumlah tingkat dalam hirarki manajerial, sehingga membuat hirarki otoritas yang
lebih tinggi.
2. Pembagian
kerja dan spesialisasi kerja sulit untuk menentukan seberapa baik kinerja setiap individu.
3. Hampir
tidak mungkin untuk menilai kontribusi
kinerja
individu ketika karyawan bekerja sama.
Diferensiasi vertikal
merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula
kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi
bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan
tingkat hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya
distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan
dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk
mengawasi kegiatan bawahannya.
Kelebihan
Diferensiasi Vertikal :
Semakin banyak orang untuk
mengontrol aktivitas yang kian beragam dalam manajemen. Semua bagian menjadi
maksimal dan lebih baik serta tidak memerlukan kemampuan khusus pada bidangnya,
sehingga menghemat sumber daya manusia yang ada.
Kelemahan
Diferensiasi Vertikal:
Semakin banyak tingkatan di dalam
mangemen maka akan tambah sulit dalam
pengambilan keputusan.
Struktur organisasi
dapat dibagi menjadi 2, bila dilihat dari sisi tinggi struktur organisasinya, yaitu :
1. Tall Organization
Sebuah organisasi di mana hirarki memiliki banyak tingkat relatif
terhadap ukuran organisasi. Tall organization disebut dengan organisasi tinggi dengan 7
tingkatan. Tall organization berarti organisasi tersebut tinggi, yang
berarti ada jenjang yang panjang, atau tangga struktural yang panjang dari
tingkatan direksi sampai ke tingkatan pegawai terendah Tall organization memiliki keunggulann dan kelemahan, yaitu :
Tabel 2. Keunggulan dan Kelemahan Tall
Organization
Keunggulan Tall Organization
|
Kelemahan Tall Organization
|
1)
Koordinasi
lebih mudah dilakukan
|
1)
Biaya-biaya
yang berkaitan dengan jabatan lebih besar
|
2)
Pembinaan dan
kontrol lebih efektif
|
2)
Birokrasi
semakin panjang.
|
3)
Spesialisasi
tugas lebih mendalam
|
3)
Jalur perintah
dan tanggung jawab lebih panjang.
|
Bentuk organisasi ini memang sangat biasa
ditemukan pada perusahaan besar dengan pegawai yang banyak, sehingga memiliki
jenjang-jenjang yang spesifik, dan dengan pembagian tugas yang spesifik pula.
Dalam struktur organisasi seperti ini, sangat jelas pembagian dari
masing-masing departmemen, dan sangat jelas juga pembagian sub departemennya
masing-masing. Gambar bentuk Tall
organization dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Bentuk Tall Organization
2.
Flat
Organization
Sebuah organisasi yang memiliki lebih sedikit level dalam hirarki yang relatif terhadap ukurannya.
Flat organization disebut dengan
organisasi lebar dengan 3 tingkatan. Flat organization berarti
organisasi tersebut tidak memiliki jenjang yang tinggi atau jauh antara direksi
dengan pegawai yang paling rendah. Flat organization
memiliki keunggulann dan kelemahan, yaitu :
Tabel 3. Keunggulan dan Kelemahan Flat
Organization
Keunggulan Flat Organization
|
Kelemahan Flat Organization
|
1)
Tingkatan
manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
|
1)
Koordinasi
sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
|
2)
Jalur perintah
dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah
diatasi.
|
2)
Pembinaan dan
kontrol kurang efektif.
|
3)
Hambatan
birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.
|
4)
Spesialisasi
tugas kurang mendalam
|
Perusahaan yang baru berdiri biasanya menganut Flat
organization, karena keterbatasan biaya maupun hal-hal lain, namun kontrol
tetap harus diperkuat dengan balanced score card (ex).
2.1.3 Hubungan
Antara Ukuran Organisasi dan Jumlah Tingkat Hirarki
Gambar 4. Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Jumlah
Tingkat Hirarki
n Pada saat sebuah organisasi memiliki 1.000 anggota, maka
organisasi tersebut memiliki 4
tingkat di hirarki
n Pada saat 3.000 anggota, kemungkinan memiliki 7 tingkat
n Setelah 10.000 sampai 100.000, organisasi memiliki 9
atau 10 tingkat
2.1.4 Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Ukuran
dari Komponen Manajerial
Gambar 5. Hubungan Antara Ukuran
Organisasi dan Ukuran dari Komponen Manajerial
n Peningkatan ukuran dari komponen manajerial kurang
sebanding dengan peningkatan ukuran organisasi.(Tidak proporsional dengan size organisasi)
Contoh
:
50% increase in size, only 33 % increase in
hierarchical levels.
n Terlihat
bahwa organisasi
membatasi pertumbuhan dari para manajer ketika mereka sedang berkembang.
Hal itu dikarenakan, banyak masalah yang signifikan yang mengacu
pada hirarki.
2.1.5 Jenis
Hirarki Manajerial
Ada 2 jenis
hirarki manajerial, yaitu :
1. Pyramid
like – structure
Bentuk
struktur dengan menurunnya jumlah manajer di setiap tingkatan
2. Bloated
structure
Bentuk
struktur dengan semakin meningkatnya jumlah manajer di setiap tingkatan.
Gambar 6. Jenis Hirarki Manajerial
2.1.6 Masalah-Masalah dengan Tall Hirarchies :
1. Masalah Komunikasi
Komunikasi membutuhkan waktu lebih lama dan kemungkinan
akan menyimpang.
Semakin tinggi tingkatan hirarki, maka komunikasi semakin buruk.
Masalah-masalah yang ada pada komunikasi meliputi :
a. Keputusan
yang lambat
b. Informasi
yang menyimpang
c. Memanipulasi
data
d. Top
manajer akan kehilangan kontrol
2. Masalah Motivasi
Semakin tinggi hirarki, maka perbedaan dalam kewenangan yang dimiliki manajer di
setiap level menurun, seperti halnya area
tanggung jawab.
a. Kurang tanggung jawab dan wewenang dapat mengurangi motivasi,
yaitu : melempar tanggung jawab kepada top manajer.
b. Lambat
pengambilan keputusan dan komunikasi yang buruk.
3. Biaya Birokrasi
Biaya untuk manajer yang berhubungan
dengan menjalankan & operasi organisasi.
4. Masalah
Hukum Parkinson
Berpendapat bahwa jumlah dari manajer
dan hirarki didasarkan pada dua prinsip, yaitu :
a. Seorang
pejabat ingin memperbanyak bawahan, bukan
saingan.
b. Pejabat
membuat pekerjaan untuk satu sama lain
Semakin
banyak bawahan, akan lebih tinggi status. Sehingga, menyebabkan setiap orang
berusaha mencari bawahan sebanyak mungkin agar hirarki semakin tinggi (Tall hierarchies).
2.1.7 Jumlah Ideal Tingkat Hirarki
Jumlah ideal tingkat hirarki ditentukan
oleh:
1. Prinsip
Minimal Dari Rantai Komando : Suatu organisasi harus memilih jumlah minimum
tingkat hirarki yang konsisten dengan tujuan dan lingkungan dimana organisasi dijalankan.
a. Organisasi menjaga tetap Flat
sesuai dengan tujuan & lingkungan organisasi, sehingga masalah-masalah akan berkurang.
b. Satu-satunya
alasan bagi suatu organisasi untuk memilih struktur Tall lebih dari
struktur Flat
adalah ketika dibutuhkan tingkat kontrol langsung yang tinggi atau pengawasan langsung
atas bawahan.
c. Organisasi berusaha avoid too tall tapi
tetap dapat maintain & control dengan rentang kendali.
2. Rentang
kendali (span of control): Jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau
atasan. Ada 2 jenis rentang kendali, yaitu :
A. Rentang
kendali sempit (Narrow)
Rentang kendali sempit berarti
seorang manajer atau supervisor mengawasi beberapa bawahan àTall Organization.
B. Rentang
kendali lebar (Wide)
Rentang kendali lebar berarti
seorang manajer atau supervisor mengawasi sejumlah besar bawahan àFlat Organization.
Hubungan
terbalik antara rentang kendali dan jumlah tingkat hirarkis dalam sebuah
organisasi yaitu mempersempit rentang kendali, maka semakin tinggi jumlah
tingkatan dalam suatu organisasi. Begitupun sebaliknya memperlebar rentang
kendali, maka semakin pendek jumlah tingkatan dalam suatu organisasi.
Gambar 7. Jenis Spans
of Control
Faktor-faktor
yang menentukan rentang kendali yang tepat :
a. Faktor
yang paling penting membatasi rentang kendali adalah ketidakmampuan manajer
untuk mengawasi peningkatan jumlah karyawan yang memadai
b. Batasan
untuk rentang kendali tergantung
pada kompleksitas dan aktivitas keterkaitannya.
Jika
tugas rutin & similar à bisa wide span
Tetapi jika tugas susah & kompleks à narrow span
2.2
Control
Pengendalian (Control) adalah salah satu fungsi
manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan
mengarahkan. Kontrol ditentukan dengan diferensiasi
horizontal. Diferensiasi horizontal adalah sebuah organisasi yang terbagi menjadi subunit
memiliki banyak hirarki yang berbeda, bukan hanya satu, setiap fungsi atau
divisi memiliki hirarki sendiri. Diferensiasi horizontal juga merupakan cara utama dalam sebuah organisasi untuk
mempertahankan kontrol atas karyawan tanpa meningkatkan jumlah tingkat hirarki.
Faktor yang mempengaruhi bentuk hirarki dalam Control adalah sebagai berikut :
1.
Sentralisasi: dengan
desentralisasi, kurang diperlukan pengawasan manajerial langsung
a.
Kewenangan didelegasikan ke tingkat yang lebih rendah
b.
Desentralisasi juga tidak banyak menghilangkan
kebutuhan dalam tingkat hirarki besar, organisasi yang
kompleks.
organisasi yang membantu struktur tinggi yang relatif
lebih fleksibel.
2. Standarisasi: mengurangi tingkat manajemen karena aturan pengganti
untuk pengawasan langsung. Melakukan kontrol atas karyawan yang
akan membuat perilaku dan
tindakan mereka dapat diprediksi.
Birokrasi adalah sebuah bentuk struktur organisasi di mana masyarakat
dapat bertanggung
jawab untuk tindakan mereka karena mereka diwajibkan untuk
bertindak sesuai dengan aturan dan standar operasional prosedur (SOP).
Prinsip-prinsip birokrasi
antara lain :
1.
Prinsip
satu: Birokrasi
didirikan pada konsep otoritas rasional-legal.
Otoritas rasional-legal: Otoritas yang di miliki seseorang karena posisinya
dalam suatu organisasi. Hirarki harus didasarkan pada kebutuhan tugas, bukan
pada kebutuhan pribadi
2.
Prinsip
kedua: Peran
Organisasi diadakan atas dasar kompetensi teknis, bukan karena status sosial,
kekerabatan, atau faktor keturunan. Prinsip
satu dan dua menetapkan peran organisasi sebagai komponen dasar dari struktur
organisasi.
3.
Prinsip
tiga: Peran tugas
tanggung jawab dan pengambilan
keputusan otoritas dan hubungannya dengan peranan lain dalam sebuah organisasi
harus jelas apa yang akan ditentukan.
a. Konflik
peran: keadaan oposisi yang terjadi ketika dua atau lebih
orang memiliki pandangan yang berbeda dari apa yang orang lain harus melakukan,
dan sebagai hasilnya, membuat tuntutan yang saling bertentangan pada orang tersebut.
b. Ambiguitas
peran: ketidakpastian yang terjadi bagi seseorang yang
tugas atau kewenangan yang tidak jelas
4.
Prinsip empat: Peran
organisasi dalam birokrasi adalah bahwa setiap kantor yang lebih rendah dalam sebuah hirarki berada di bawah
kontrol dan pengawasan dari kantor yang lebih tinggi. Organisasi harus diatur
secara hirarki sehingga orang dapat mengenali rantai komando.
5.
Prinsip lima: Aturan,
standar prosedur operasi,
dan norma-norma yang harus digunakan untuk mengontrol perilaku dan hubungannya di antara setiap peran dalam sebuah
organisasi.
a.
Aturan dan SOP tertulis sebagai petunjuk yang menentukan
serangkaian tindakan yang ditujukan untuk mencapai akhir yang diberikan.
b.
Norma yang tidak tertulis
c.
Aturan, SOP, dan norma-norma memperjelas
harapan masyarakat dan mencegah kesalahpahaman.
6.
Prinsip enam: Tindakan
administrasi, keputusan, dan peraturan harus dirumuskan dan dimasukkan kedalam tulisan.
a.
Struktur birokrasi menyediakan sebuah
organisasi dengan memori
b.
Sejarah organisasi tidak dapat diubah.
2.3.1 Keuntungan
Birokrasi
1. Menjabarkan aturan-aturan dasar untuk merancang sebuah
hirarki organisasi yang efisien untuk mengontrol interaksi antara anggota
organisasi.
2. Aturan tertulis mengenai reward dan hukuman karyawan mengurangi biaya pelaksanaan dan mengevaluasi kinerja karyawan.
3. Memisahkan posisi dari dari setiap orang.
4. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk
mengembangkan keterampilan mereka dan meneruskannya pada penerus mereka.
2.3.2 Permasalahan dalam Birokrasi :
1.
Seiring waktu manajer gagal dalam mengontrol perkembangan hirarki
organisasi.
2.
Anggota organisasi lebih mengandalkan pada aturan dan
prosedur operasi standar (SOP) untuk membuat keputusan.
3. Ketergantungan
membuat mereka tidak responsif terhadap kebutuhan pelanggan dan stakeholder
lainnya.
2.4
Manajemen Berdasarkan
Tujuan
Manajemen berdasarkan Tujuan (MBO) adalah
sistem evaluasi
pada kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi tertentu atau standar
kinerja dan untuk memenuhi anggaran operasi. Langkah-langkah pengambilan
keputusan dalam Manajemen berdasarkan Tujuan, yaitu :
1.
Langkah
1: tujuan dan sasaran spesifik ditetapkan pada setiap tingkat organisasi.
2.
Langkah
2: Manajer dan bawahan mereka bersama-sama menentukan tujuan.
3.
Langkah
3: Manajer dan bawahan mereka secara berkala meninjau kemajuan bawahan 'menuju
tujuan pertemuan.
2.4.1 Pengaruh
Organisasi Informal
Pengambilan keputusan dan koordinasi sering terjadi di luar organisasi
yang telah dirancang secara resmi sebagai bentuk interaksi seseorang.
Aturan dan norma
kadang-kadang muncul dari interaksi seseorang dan bukan dari aturan formal
cetak biru Manajer perlu mempertimbangkan struktur informal saat mereka
melakukan perubahan karena hal dapat mengganggu norma-norma informal.
Organisasi informal benar-benar dapat meningkatkan
kinerja organisasi. Untuk tetap menjadi flat
organization, dapat dilakukan dengan : Penggunaan organisasi informal untuk memotivasi,
informasi dalam peningkatan kinerja serta penggunaan IT, self management, work team.
1.
IT
(Teknologi Informasi):
a.
Penggunaan teknologi informasi (TI) memudahkan untuk merancang struktur dalam mengontrol bawahan lebih efektif.
b.
IT menyediakan informasi yang mereka
butuhkan di semua tingkatan.
c.
IT mendorong desentralisasi dan
penggunaan tim
2.
Empowerment
(Pemberdayaan): Proses memberikan karyawan sebuah otoritas untuk
membuat keputusan penting dan bertanggung jawab atas hasil tim mereka.
3. Self-managed teams (swakelola): Kelompok kerja terdiri dari orang-orang yang
bersama-sama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tim dapat menyelesaikan
tujuannya.
4. Cross-functional teams (Tim
lintas-fungsional): Kelompok karyawan dari seluruh fungsi yang berbeda
organisasi yang diberdayakan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan
penciptaan nilai.
5. Contingent workers: Pekerja yang dipekerjakan sementara oleh sebuah
organisasi dan yang tidak menerima manfaat tidak langsung seperti asuransi
kesehatan atau pensiun
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1.
Penggunaan Diferensiasi Vertikal digunakan untuk menentukan Otoritas
Penggunaan Diferensiasi Horizontal digunakan untuk
menentukan Control
2.
Hirarki berhubungan dengan efektifitas
pengambilan keputusan organisasi dan sistem komunikasi, serta mengkoordinasikan
& memotivasi karyawan secara efektif.
3.
Suatu organisasi untuk tetap menjadi Flat
Organization, dapat dengan :
a.
Penggunaan
organisasi informal untuk memotivasi, informasi dalam peningkatan kinerja.
b.
Penggunaan
IT, self management, work team, Cross-functional teams, Empowerment,
dan Contingent
workers.
4. Ada 2 jenis hirarki manajerial, yaitu :
a. Pyramid
like – structure
b. Bloated
structure
DAFTAR PUSTAKA
ü Ali,
Warraich Usman dkk. 2014. “Impact of Stress on Job Performance: An Empirical
study of the Employees of Private Sector Universities of Karachi, Pakistan”.
Vol. 3 (7).
ü Anatan,
Lina dan Ellita, Lena. 2007. Mnanajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.
Anoraga, Pandji. 2006. Psikologi Kerja. Jakarta: PT Rineka Cipta
ü Dessler,
Gary. 2008. Human Resource Management. New Jersey: Prentice Hall.
ü Indarti,
Dewi. 2013. Pengaruh Konflik Peran dan Role Overload Terhadap Kepuasan Kerja
Pada Karyawan PT. X. Skripsi. Surabaya: FE Universitas Negeri Surabaya.
ü Irawan,
Rizki Andi. 2010. Analisis Pengaruh Stres Kerja dan Gaya Kepemimpinan Terhadap
Kinerja Karyawan. Skripsi. Semarang: FE Universitas Diponegoro.
ü Kaswan.
2012. Manajemen Sumber Daya Untuk Keunggulan Bersaing Organisasi. Bandung:
Graha Ilmu
ü Ling,
Sai Mei dan Bhatti, Muhammad Awais. 2014. “Work Stress and Job Performance in
Malaysia Academic Sector: Role of Social Support as Moderator”. Vol. 4 (12).
ü Mangkunegara,
Prabu, A.A Anwar. 2011. Evaluasi kinerja SDM. Bandung: PT. Refika Aditama.
ü Nagami,
Makiko, Akizumi Tsutsumi, Masao Tsuchiya, Kaneisha Morimoto. 2010. “job control
and coworker support improve employe job performance”. Journal of Industrial
Health. Vol. 48. Pp 845-851.
ü Putra
, Yanuar S. dan Mulyadi, Hari. “Pengaruh faktor job Demand terhadap kinerja
dengan burnout sebagai variabel moderating pada karyawan bagian produksi PT.
Tripilar Betonmas Salatiga”. Among Makarti. 2010. Vol.3 No.6
ü Sarah,
Syifa M. 2014. Studi descriptive mengenai job demand-control pada salesman
sepeda motor PT X di kota Bandung.
ü Sugiyono.
2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Posted in: Managemen Agribisnis
0 komentar:
Post a Comment